La progettazione di eventi culturali è un ottimo strumento di promozione, sia aziendale che socio-culturale, per il rilancio di un’impresa o di un brand, per la riqualificazione di un territorio o di un tesoro artistico, per creare visibilità e contatti.
Purtroppo, con l’ancora attuale pandemia in corso, il mercato degli eventi ha subìto forti perdite nel fatturato (si parla di circa il 70%), mancanza che riverbera in molti settori collegati, come quello del turismo, della ristorazione, del food & beverage, dei trasporti e dello shopping.
Per non parlare degli eventi musicali e teatrali, delle anteprime cinematografiche, delle mostre d’arte, del settore cultura in generale: l’organizzazione di eventi in questo campo, portava ad un aumento del circa 10% sul fatturato, valore aggiunto che è stato totalmente azzerato negli ultimi anni.
Solo in tempi molto recenti, si sono cercati modi alternativi per permettere alla cultura di continuare a fluire, raggiungendo un pubblico potenzialmente senza confini né barriere.
L’avvento della digitalizzazione nell’arte e nella cultura è una soluzione su cui si è investito molto e in poco tempo, arrivando a buoni risultati di fruibilità, grazie anche a strategie di marketing mirate ed efficaci.
Organizzazione eventi culturali: il significato profondo di una manifestazione
Il modo di “fare cultura” oggi è molto diverso dal passato, quando le Arti erano solo per intenditori o per una classe sociale medio-alta.
La promozione della cultura in epoca moderna, considera molto l’aspetto emozionale ed emotivo del pubblico al quale si rivolge: non solo circoli privati elitari, ma abbraccia ampiamente le novità, si avvale dell’incontro delle persone per la condivisione di sensazioni e di esperienze, crea rapporti e scambi di opinioni. Non è mai solo una “mostra” o una “visione”. Il ruolo dell’interazione è sempre più prioritario e focale nella pianificazione di un evento.
Certo, l’aspetto economico del creare un evento a supporto di una qualsiasi manifestazione culturale è altrettanto fondamentale, non si può partire senza considerare il budget e i numeri ad esso connessi. Ma c’è da ricordare anche, che tra i vari tipi di eventi culturali che si possono ideare, esistono anche quelli no-profit e gratuiti, di volontariato e per beneficenza, che non da meno, generano condivisione e aggregazione.
La definizione di evento culturale è proprio questa: un’occasione eccezionale, limitata nel tempo, per creare comunità e senso di appartenenza, di carattere emozionale e socio-culturale. Mi permetto di sottolineare anche il suo effetto benefico, fondamentale per il consolidamento del tessuto sociale di un territorio.
Ci sono molti tipi di eventi culturali, che possono essere legati una realtà aziendale o meno.
Alcuni eventi culturali in cui conta l’organizzazione:
- meeting
- seminari
- presentazioni
- workshop
- tavole rotonde
- fiere
- manifestazioni
- rappresentazioni teatrali
- concerti
- ricorrenze aziendali o territoriali
- mostre fotografiche o d’arte
- reading
Pensate alla presentazione di un libro, ai gruppi di lettura nelle librerie o ai laboratori per bambini. Tutte le attività aperte al pubblico organizzate dalle e per le scuole, eventi legati al mondo dell’educazione e dello sport.
Un altro esempio, sono tutti gli eventi a sfondo enogastronomico, anch’essi molto importanti per l’identità di un territorio o di un prodotto da promuovere.
Sono moltissimi i settori in cui si può sviluppare cultura, che non siano prettamente legati all’arte intesa nel lato più classico del termine: il mondo del turismo e dei viaggi, il settore culinario, la letteratura, la pittura, il disegno, la moda ed il fashion, tutto il mondo del wellness o del pet therapy.
Alla base della progettazione di un evento culturale c’è la prima fase pilastro dell’ideazione. Perciò, nessun limite alla creatività! L’importante è avere un metodo per non perdere il filo di ciò che si vuole organizzare e degli obiettivi che ci si è prefissati di raggiungere.
Progettazione eventi culturali: un metodo in 5 fasi per ottenere un buon risultato
Nella strategia di marketing culturale, la programmazione di eventi viene utilizzata principalmente per creare visibilità, per far accrescere la conoscenza di un brand e per trovare nuovi clienti o followers. Si inserisce perfettamente nelle attività propedeutiche alla costruzione del proprio brand identity e brand awareness, cioè il grado di riconoscimento e di conoscenza di un marchio da parte del target cliente.
Ma pianificare un evento, comporta anche il rispetto doveroso di alcuni fondamentali aspetti tecnici e burocratici, la cui mancanza porterebbe a un totale flop.
Ho individuato 5 fasi fondamentali da seguire per la pianificazione di un evento:
- L’ideazione: si parte da un’idea per arrivare agli obiettivi
Nella fase di ideazione ci si deve far travolgere da tutte le domande possibili, partendo dall’analisi del cosa si vuole proporre, a chi è destinato il nostro evento e per quale scopo, senza trascurare vari aspetti complementari, quello economico, della location e della sicurezza.
Ideazione e obiettivi sono un binomio focale, da tenere bene a mente durante tutta la fase di progettazione.
- L’articolazione: quante energie ci sono da mettere in campo
In questa fase si comincia a stilare un documento che racchiuda, almeno in un primo momento, i punti principali (data, durata, programma di massima, location, costi) e man mano si andrà a completare.
La valutazione delle spese e dei ricavi, l’individuazione del budget, della location e di eventuali partners, sono fondamentali per delineare la fase esecutiva che segue.
Se l’evento sarà in un luogo pubblico, il numero di licenze, autorizzazioni e richieste saranno maggiori rispetto ad un evento in un locale al chiuso, il quale risponderà di tutto. Inoltre, nel caso si coinvolgano Sindaci, Comuni e Regioni, considerate le tempistiche: qualche mese di anticipo è sufficiente per eventi di piccola entità, per quelli più strutturati, si possono richiedere anche 6 mesi/1 anno di anticipo.
Se l’evento sarà musicale, si deve considerare il pagamento della SIAE (Società Italiana Autori ed Editori) a meno che non si tratti di un evento a pagamento per il quale sarà l’ente stesso a stampare i biglietti e a trattenersi la commissione che le spetta. Ma sappiate che ci sono delle librerie musicali gratuite a cui poter attingere!
Per rientrare nel budget o trarre maggior ricavo, valutate eventuali sponsor o patrocini. Vi saranno d’aiuto nel contenere le spese e nella condivisione della visibilità.
- Il calendario: operiamo!
Questa fase è la più pratica e tecnica, dove si definiscono le attività da farsi in modo dettagliato e mirato, le tempistiche a cui attenersi, le scadenze da rispettare e le risorse da reperire, sia in termini di personale che di materiale. Ogni dettaglio va valutato per tempo.
- Lo svolgimento: l’emozione prende vita
La fase più emozionante dell’evento, quando tutta la programmazione fatta prende vita. In questa fase si possono già scorgere i primi risultati, l’impatto sul pubblico e in caso di bisogno (ci si augura sempre di no), si può correggere il tiro avvalendosi delle alternative studiate nelle fasi precedenti (il piano B è sempre utile).
Alla conclusione dell’evento, si vanno a chiudere anche le questioni amministrative ancora in pendenza, la liquidazione dei finanziamenti e il saldo di personale e fornitori.
- La valutazione: cruciale anche in caso di criticità
Il passaggio della valutazione finale è fondamentale, non solo per tirare le somme generali dell’evento, ma anche come base di partenza per un prossimo evento.
L’esperienza è altrettanto valida, tanto quanto i punti critici da migliorare e su cui puntare le volte future.
A giochi conclusi si analizza il “ROI” (Return of Investments) dell’evento: quanti contatti sono stati presi, quanti biglietti sono stati venduti, quanta visibilità è stata creata, sostanzialmente dove e in quali termini c’è stato un guadagno.
Un aspetto della mia professione è quello della pianificazione e realizzazione di eventi culturali “personalizzati”, che mi impegno a promuovere e a condividere grazie alla rete di contatti professionali che nel tempo sono riuscita a creare.
Se hai bisogno del mio aiuto per organizzare il tuo evento, sono pronta a farmi coinvolgere!
